導航:首頁 > 使用方法 > 秘書協調工作常用的方法有

秘書協調工作常用的方法有

發布時間:2023-03-30 12:12:37

❶ 辦公室秘書如何做好協調工作

企業辦公室 秘書 人員工作在領導中樞,負有溝通上下左右關系的責任,面對新的形勢, 秘書 就應該發揮紐帶和橋梁作用,主動協調部門行動,理順關系,統一思想和工作目標,使各部門在整體工作中同心協力,相互補充配合,優化內部資源,形成合力,從而促進企業機關職能作用更好地發揮。

組織協調是企業辦公室秘書的一項基本工作職責,就是要在其職責范圍內或在領導的授權下,協助領導調整和改善各方面的關系,促使企業活動趨向同步化與和諧化,以實現共同的工作目標。如何使辦公室工作忙而不亂,急而有序,發揮好其在企業中的綜合協調作用,辦公室秘書的工作協調能力就顯得十分重要。

一、秘書在協調工作中的地位和作用

企業各部門在其業務范圍內,因其自身的職能作用的獨立性,在工作中常常會喪失大局觀念,辦事站在本部門的角度出發,也只會考慮本部門的利益,這樣做的後果往往是不利於企業整體工作的正常運轉,從而導致企業整體運行效率下降。辦公室秘書所面對的協調對象紛繁復雜,涉及面廣,既有同級各部門間的矛盾,也有上下級關系的問題;既有日常性事務性的辦文辦會工作協調,也有外事協調、來賓接待、領導交辦事件等諸多事件的處理、協調。因此,在紛繁瑣碎的缺鍵工作中綜合辦公室秘書應如何明辨是非、審時奪度把握好自己的本職工作,從而游刃有餘、保質保量完成各項工作,就顯得尤為重要。從自身工作來看,辦公室秘書在協調工作中,對內,應該是發揮好橋梁和紐帶的作用,及時將各方反饋回來的信息進行分析、歸納、梳理,並提出顧及多方利益的解決方案,使各部門達成共識,實現統一,起到穿針引線的作用;對外,則要扮演好「外交家」的角色,發揮好窗口作用,尊重外客戶的習俗、禮儀,維護好企亮或業自身形象。

二、秘書在協調工作中應注意的主要問題

辦公室秘書要做好協調工作,必須注意以下幾個問題:

(1)准確把握角色定位。

秘書要正確把握自己,處理好主與輔的關系,找准協調工作的結合點,做到既盡職盡責,又不越權。在工作中,凡遇到超越個人職權范圍的事務,要善於思考,謹慎從事,既不能擅作主張,也不能推諉推卸,更敬扮伍不能好心辦壞事,要善於多請示、多匯報,服從辦公室主任和其他領導的安排和調派。同時,秘書工作協助、輔助其他部門多、在台下幕後默默奉獻多,工作雖然幹了不少,卻沒幾件能顯示秘書人員的功勞。對此,秘書人員一定要擺正姿態,淡泊名利,樂於默默無聞幹事情,甘當配角,當好配角。

(2)善於突出工作重點。

由於領導工作的全面性,秘書想要輔助領導把什麼問題都協調好,實際上是不可能的。因此,必須明確重點,充分調動其他部門的智慧與力量,共同做好協調工作。要不折不扣地完成領導交辦的任務。秘書人員雖然是配角,但工作要雷厲風行,不能待布置而動、待催促而動、待追問而反饋。平時要善於聽、勤於看、敏於思,在工作上要踏實,在行為、品格、能力上取得領導認可,讓領導放心。

(3)不斷提高自身修養。

協調是一項綜合性強、接觸面廣的工作,它不僅要求協調者具有較廣博的基礎知識和深厚的專業知識,還要求了解與協調工作聯系密切的科學文化知識。因此,秘書人員要廣泛涉獵和掌握計算機、社會知識、法律知識、心理學知識、經濟學知識等相關的學科知識。為了掌握這些,秘書人員平時要勤於學習,在思想上要與領導始終保持一致,在知識結構上互補,成為領導身邊不可或缺的幫手,充分發揮參謀助手作用。

三、進一步做好秘書協調工作的方法

在實際工作中,秘書要根據工作的不同側重點強化協調職能,找准切入點,做好協調工作。

(1)要保持與領導工作的同步協調。

秘書雖然是協助領導施政、指揮和管理的左右手,但由於其所處的特殊位置,對企業領導班子的思想、團結、工作等均具有特殊的協調作用。秘書與領導的工作同步,能更好地發揮協調作用,提高工作效能,反之,則會嚴重影響領導的正常工作。因此,秘書要切實擺正位置,始終牢記自己是參謀而非領導,是配角而非主角,在工作中要按章辦事,按照領導意圖辦事,按照工作程序辦事,事先多調查、多准備,遇事多請教、多匯報。對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關系,進行請示匯報。一般來說,秘書在領導者之間負有通報情況的任務。這就要求,秘書要深刻領會領導意圖,傳話要有利於統一認識、增強團結,達到協調一致的目的。秘書人員只有把握了這種規律,把事情想在前面,提前准備,早做安排,從領導的角度去考慮和處理各種矛盾關系,逐步在言行和觀念上與領導達成默契和一致,才能有條不紊地協調好每一項工作。

(2)要做好公文處理中的協調工作。

公文處理是企業開展日常工作和實施領導意圖的重要工具,也是秘書辦理公務的主渠道之一。協調是公文處理中非常重要的一環,協調工作的好壞,對於出台一個文件的質量和效率具有重要的影響。同時,公文處理協調具有鮮明的政治性、功效性和權威性,所以秘書的工作要嚴格要求,不能有絲毫的懈怠,更不能有任何的偏差和漏洞,否則必將在執行中引發不必要的矛盾和問題,因此,公文處理首先要熟練掌握公文處理的有關知識,遵守行文規則。在發文前,要善於徵求文件內容涉及的相關部門的意見和建議,綜合各方面的意見,不斷完善公文內容,提高公文質量,為領導提供優質高效的智力服務。其次,要小心謹慎,踏實而不浮躁。公文處理是一項嚴謹有序、講求實效的工作,每一個細節都不能馬虎,秘書人員不能因事小而不為,抱著一種無所謂的態度。再就是要反復協商。當幾個部門在一些內容上出現分歧時,要反復進行協商,力爭具體情況具體分析,照顧到各部門的合理要求,保護和調動部門的積極性,進而讓公文更好地發揮左右聯系、上下協調的功能。

(3)要做好決策服務中的協調工作。

決策的科學化和民主化,僅憑領導者個人決定難免偏頗,必須讓更多部門參與其中,既要善於全面領會領導的意圖,發揮好參謀和助手的作用,認真貫徹落實領導的指示要求,在准確掌握信息的基礎上,及時向領導反饋情況,在領導的指示下做好有關協調工作,輔助領導或依據領導的意圖處理具體工作。與此同時,還要善於統一各部門的認識和意見,主動擔負起為決策收集信息、調查研究的任務,在決策方案的擬定時,要平衡多方面利益,牢牢地把握全局,既強調全局利益,也不忽視局部的利益;既關注長遠目標,又不忽視近期工作。從而在綜合多方面意見的基礎上,從不同角度考慮問題,找出共同利益,形成一個統一的意圖,最終確保企業各項決策科學民主。

(4)做好督促檢查中的協調工作。

督查工作是辦公室工作中的一項常規性工作,要更好地發揮督查作用,提高督查實效,秘書人員必須從實際出發加強協調。在開展督促檢查之前,要根據領導意圖,按照實事求是的原則調查清楚查辦事項的實際情況,及時擬定督查方案,確定完成時間和責任人,做到責任明確、要求具體,有可操作性。

在此基礎上要善於分清矛盾主次,具體問題具體分析,對復雜的問題,要認真研究,通過召開協商會等形式,拿出切實可行的協調處理意見,總結 經驗 ,發現規律,並結合實際情況督促辦理。

對涉及多個部門的問題,要協調疏通,分級分層逐步辦理。總而言之,就是要根據查辦事項的不同情況,在堅持原則的基礎上,隨時應變,運用協調技巧靈活處理,既解決已有問題,又不製造新的矛盾。對一些非原則性的問題和無關大局的分歧,則有意識地淡化,以順利地完成協調任務,確保工作目標的實現。

❷ 秘書溝通技巧

秘書崗位是與領導崗位相伴而生的,有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關系是一種有別於同事關系的特殊關系。這種關系處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。下面是我為大家整理關於秘書溝通技巧,希望對你有幫助。

秘書溝通技巧 篇1

一、守本分,讓領導放心

1、不要越位

越位包括兩方面,一方面對領導,秘書不能代領導做決策,凡事要在自己的權力范圍內進行;一方面對同事,不要自以為是二把手,同事尊重你,不代表你能對他們發號施令。

2、不要多言

即便你通過對領導長期的觀察,知道他下一步可能採取的行動,也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對於公司機密更要做到一問三不知,手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

3、不要多問

這里特別是有關領導的私人生活,只吩咐你去做,沒有過多說明的,就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私,領導的隱私你探聽不得。

二、有眼色,讓領導省心

1、眼裡有事

眼裡有事是指秘書不需要領導吩咐就能發現那些需要並仿含自己做的工作,例如領導幾天後要參加某個會議,那將與會議有關的資料提前准備好就是「我要做」的事。

2、學會擋駕

推銷電話是秘書需要准確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母娘打來電話呢?電話里她怎麼也大汪不肯說自己是誰怎麼辦?這需要秘書日常留心領導的社會關系,盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。

三、能忠心,讓領導貼心

1、功高不震主

新領導遇到老秘書時,救場幫了領導時,你怎麼擺正自己的位置?記住,作為秘書,你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。

2、細心不計較

秘書瑣事多,細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高,以至心態不平衡。這時秘書要調整心態,明白自己的位置,盡量向領導對秘書工作的標准要求看齊。

3、及時背黑鍋

股東會上領導忘帶文件、同事面前領導責怪錯人,發生這些影響領導形象的事情,你及時出現當眾向領導認錯背黑鍋,領導當眾人面罵你,背後卻十分感激絕笑你。

秘書溝通技巧 篇2

一、把握好角色,不越權越位

做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。做協調工作時,秘書工作者作為主持者,並不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領導做協調工作的,不能把主持者誤認為決策者,如這樣認為,必將產生角色錯位問題。在與協調對象溝通、傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。

二、把握好方法,不以權壓人

在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者,就以領導自居,自以為是,聽到不同聲音就進行打壓,那樣必將引發對立情緒,給以後的協調工作製造障礙。

三、把握好分寸,不把簡單的問題復雜化

在協調工作中,需要把握好分寸,做到「四不」:不把復雜的問題簡單化,不把簡單的問題復雜化,不把小事擴大化,不把明白的事情神秘化。

在辦公室的日常工作中,需要協調的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理時應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬松的環境中來召開。

四、把握好火候,既不失時機也不急於求成

要搞好協調,時機十分重要。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關系。當時機不成熟,若此時十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。

秘書溝通技巧 篇3

秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類,一是領導,二是同事,三是群眾,秘書工作中的溝通技巧。下面筆者結合工作實際,談談和以上三類人群進行溝通的一些技巧。

一、與領導的溝通技巧

偉人曾經說過:「山不走過來,我就走向山。」對於秘書來說,要想當好參謀,就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格,在與他們的溝通當中,當然也要因人而異,特別要把握好以下幾點:

1、在與領導溝通時要認清自己的位置

無論何時何地,秘書人員要切記自己是領導的助手,屬於份內的事情要認真做好,除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結,在向領導匯報、請示、反映問題時,不發表有關領導個人的議論,不當傳話筒,不說不利於團結的話。

2、與領導溝通時要學會未雨綢繆

領導每天需要面對和解決的事情很多,為了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟,對領導的工作日程也要有個清晰的了解,還要對領導的心情做個大致的揣摩,這樣既能節省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通,往往會事倍功半,不但達不到溝通的目的,反而會使領導對秘書人員產生反感。

3、針對不同性格的領導,採取不同的溝通方法

秘書平時在與領導的接觸中,要學會觀察,學會總結。針對不同性格的領導,找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時,秘書人員可能會覺得對方難以捉摸,這就需要秘書人員善於觀察,從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中,多聆聽他的意見和建議,切勿自作主張;凡是領導交辦的事務,務必要做到萬無一失,對一些細微之處做到一絲不苟。這樣相處一段時間後,就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快,很欣賞有才能的人。因此在與他相處時,可以大膽地提出自己的想法和建議,恰到好處地施展自己各方面的才能。由於這類領導相當有魄力,所以只要你的建議可行,他都會支持你。在和這類領導相處時,除了要扎實穩妥地辦事之外,還要注意在領導面前把握好一個表現的「度」,盡管他愛才惜才,但是如果表現過頭,會讓這類領導認為你是在故意賣弄,反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異,但是只要秘書人員在工作中兢兢業業、多思考、勤學習,加上巧妙使用溝通的技巧,那麼我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導,最好的辦法就是選擇離開,因為和這種類型的領導相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。

二、與同事的溝通技巧

在一個單位裡面,秘書除了要面對領導,更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

1、尊重他人,隨和待人

每個人都渴望得到別人的尊重,尊重別人也就等於尊重自己。所以,在與同事的接觸中,秘書人員要牢記:不該問的話堅決不問,不該開的玩笑堅決不開,不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣,就不屑於與其說話,這樣很不利於團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍,使工作順利開展。

2、講究誠信,寬容待人

誠信是人與人之間溝通的基矗秘書人員在與同事相處時,要樹立「誠信第一」的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由於某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。對於同事的一些小缺點和小毛病,不能挖苦諷刺;對於聽到的一些關於議論自己的言論,也用不著去追根問底,要以一顆平常心對待,有則改之,無則加勉,範文《秘書工作中的溝通技巧》。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆,這時,要學會主動找同事和解,只要真誠地向對方解釋清楚,相信一定會贏得對方的理解。總之,寬容是一種美德,它會讓周圍的人更加尊重你。

3、做老實人、說老實話、辦老實事

很多人認為秘書是領導身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情,不要高高在上,更不要到處炫耀自己的成績,要保持謙虛謹慎、踏踏實實的.工作作風。

4、關心他人,有良好的協作精神

要想和同事很好的溝通,就要善於在「情」字上下功夫,無論是在工作中,還是在生活上,要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時,要耐心地解答,做到知無不言,言無不盡;同事在生活中遇到了難處時,要在精神上或者物質上及時給予幫助,使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時,要學會主動承擔責任,不斤斤計較。這樣,會讓同事認為你是一個很好的合作夥伴,從而願意與你共事,工作的效率也會提高很多。

三、與群眾的溝通技巧

辦公室是一個職能部門,經常要接觸來訪或辦事的群眾,秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則:

1、注重禮儀,微笑服務,態度積極

由於辦公室代表著一個單位的形象,所以秘書人員一定要注意自己的自身形象,包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份,秘書人員都要笑臉相迎,給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的,盡可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時,要主動問候來電者,並詢問他所要找的人或所要辦的事,語氣要平緩,不能生硬。必要時要准確記錄來電者的重要信息,並及時幫他轉達或辦理。

2、耐心地傾聽,積極地協調

辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者,這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾,允許他們把心裡話發泄出來,從中找出問題的症結所在。可以辦理的,要與有關部門積極地協商,及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外,還要動之以情,曉之以理,耐心地向他們解釋清楚,盡可能地使他們滿意而歸。對於那些不講道理、故意刁難的來訪者,最好的辦法是使用緩兵之計,委婉地勸說來者先回去,了解情況後再說。

總之,秘書的工作比較繁雜,要想當好秘書這個角色,就要學會處理方方面面的關系,也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快,在開展各項工作時,更加游刃有餘,還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。

【拓展資料】

秘書的溝通協調能力,對於秘書從業者高效地進行工作,快捷地解決問題、把握機會、建立一個群策群力、生產力高的團隊十分重要。這種能力推動著秘書從業者與組織內不同職位的人員進行友好合作並開展有建設性的工作。而談判作為人類一種極為普遍的社會活動,自古有之。伴隨著中國經濟高速、平穩地駛入市場經濟快車道,談判作為通過溝通消除分歧、創造價值的有效手段,已經滲透到現代社會的各個領域。我們可以這樣說,世界就是一張談判桌,人人都是談判者,都是與生俱來的「談判動物」。而談判之所以引人人勝,一方面,在於它同時所具有的確定性和不確定性;另一方面,它是談判參與者自身經驗、心理、策略等方面綜合運用的藝術。我們可以這樣說,溝通協調能力和談判技巧是秘書從業人員必不可少的基本技能。

秘書的職業特徵

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

秘書日益成為現代社會急需的軟人才

秘書是「軟人才」中的代表之一。

秘書的職業通道很長,中國加入WTO,為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

工作性質

(一)秘書的根本性質——輔助性

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

(二)秘書工作的特徵

與其他具有輔助性職能的工作相比,秘書工作具有以下的特徵:

1.中介性

秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的「紐帶」和「橋梁」的作用,另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設置上,在工作程序上

3.全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4.服務性

人們把秘書工作比喻為「上管天文地理,下管雞毛蒜皮」,把秘書工作說成「沒大沒小,沒完沒了」。

5.被動性

秘書工作的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現在三個方面:

活動名義的假借性

活動過程的幕後性

勞動成果的潛在性

7.機密性

❸ 秘書溝通協調的基本方式有哪幾種

參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、信息督查,是秘書工作的幾項基本職能。要順利履行這些職能,就要求秘書人員是一個「通才」、「全才」,甚至是「超才」。現就如何加強秘書人員的職業素養建設,提高業務能力,做一些探討。

一、培養秘書人員的基本素養,提高業務能力

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及 其角色的多變性,除了應具備一般管理幹部的素質之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求, 其中尤以「德」、「謀」、「書」為最基本素養和業務能力。

重德。「德才兼備,以德為重」。一個秘書人員,若不能把「德」放在首位,即使有「滿腹經綸」、「張良之才」,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不上主席台。經常熬夜,但白天還得正常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業、一些人員普遍差距較大而工作往往「出力不討好」的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢下,沒有「富貴不淫,貧賤不移」,「寧公而貧,不私而富」,「君子修道重德,不為困而改節」的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的。同時由於秘書人員的「德」是領導形象的「補充」、機關效率的「折射」、自身素養的「反映」,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹慎、兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密, 互相補台、競而不妒。

善謀。由於秘書人員直接為領導提供服務,對領導提供精力和智力補償,因而人們常稱秘書為領導的「外腦」,當好「外腦」就是秘書「善謀」的應有之義。秘書「善謀」一旦博得領導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。那麼秘書人員怎樣才能做到「善謀」呢?首先,要有正確的角色意識。秘書人員具有「外腦」職能並不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范,做到既尊重領導、堅決執行領導指示,又不迷信盲從,始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次,要深刻領會領導意圖。要「參」到點子上,「謀」到關鍵處,必須准確理解和把握領導意圖。要善於通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確「發揮」,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特徵,選擇適當場合和最佳時機, 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。

❹ 秘書工作中怎樣協調各方人際關系

1面商協調法。
對不涉及多方,或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協調的問題,可以採用面商野或型的形式。面商的方式比較靈活,可以是代表組織意見的正式談話,也可以是個人間的談心和交流,可以根據不同需要靈活處理。

2信息溝通法。

現實生活中很多的矛盾,是由於不了解情況,憑主觀臆測,加上偏聽偏信造成的。醫治此症的良葯,團悶就是信息溝通。將有關部門、單位和人員召集起來,如實介紹情況,就能解除誤會,消除隔閡。

3文字協調法。

這是經常採用的一種協調方法,如通過擬定工作計劃、活動部署、訂立制度、集體審訂修改文稿等形式來統一認識、協調行動,使組織內部上下各相關方面的工作協調運轉;以征頌猜求文稿意見、會簽文件、會議備忘錄、會談協商紀要等形式,協調組織與外部各方面的關系。這種形式具有規范性、穩定性,是較長時間內保持協調關系的依據。

❺ 秘書溝通的技巧

秘書溝通的技巧

通過企業秘書的有效溝通和串聯,企業中的各個層級人員之間能夠有效及時消除分歧,減少誤會,保障企業文化氛圍和諧愉悅,從而促進企業工作順利有序開展。下面我准備了關於秘書溝通的技巧,提供給大家參考!

一、企業秘書溝通工作特點

(一)所處地位非固定性

企業中基本所有崗位的職員在日常工作中都有明確的崗位和職責,從而也明確了自身所處地位,而秘書所處地位具有非固定性,從而也無法明確其地位,若秘書處理上級領導之間的信息溝通工作,自身處於下級地位,其所承擔的工作是對上級負責;而與其他職能部門的職員進行溝通協調,其處於平級關系。企業秘書進行溝通協調往往使其在不同地位和不同層次關系之中轉換,而轉換的頻率也決定了秘書溝通工作的與眾不同和非固定性。

(二)所有權力非支配性

在一般企業中,秘書從事收集信息、文件運轉、通訊處理以及其他日常事務和雜務等工作。與其他普通員工相比,秘書往往是整個企業領導和負責人的信息傳達人員,承擔著上情下達,保障上級的精神指示及時下達到各個部門和員工,這決定了秘書的工作往往是在領導授權下開展,代表負責人意向,從而具有較大的影響力。然而這種工作性質又不能決定了秘書在企業內具有管理某部門人員並具有支配權力的地位,即並不具有權利支配性,出現了自身地位和所傳達的意思級別不相匹配的矛盾,決定企業秘書在日常溝通工作中需要妥善處理這種不匹配可能引發的不協調,運用一定的技巧保障領導部門信息及時無誤傳達的同時使各部門員工接受秘書所進行的溝通工作。

二、企業秘書提高溝通技巧所需素質

(一)具有高尚道德素質

古語雲“有德方立天下”。秘書日常工作是將領導部門的信息及時准確傳達給企業困鬧老的其他部門,這就使得秘書能夠有機會首先接觸到企業較為機密的信息文件,而這些機密信息尚未公開或者只能對部分人員公開時,如若泄密可能對企業發展造成重大影響,導致企業經營利潤受損,嚴重的信息泄密甚至會使得企業面臨經營困難以及瀕臨倒閉的困境。另一方面,企業秘書在日常工作中應當權衡清楚保密工作的時點和程度,在領導指示能夠將信息公開時應當及時向有關人員公開,不得以個人喜惡判斷是否要將信息公開,以免影響到企業正常運行和信息及時有效性。正確處理相關問題是企業秘書開展溝通協調工作的重要基礎。

(二)較強說服他人能力

在企業中,需要溝通協調的事項一般涉及當事雙方價值觀產生分歧、自身利益出現沖突等較為敏感話題,無論是上級對下級的任務分配、平級之間工作協調以及領導之間信息傳達等均有可能產生上述問題。而企業秘書所從事的溝通協調工作恰恰是為了盡快解決上述矛盾問題,保障各部門、各級別人員之間信息互通有無同時和諧相處,如何說服存在問題的雙方成為企業秘書應當具有的一項基本素質。與此同時企業秘書應當確認自身工作應當積極主動、富有創造性,但根本上不能完全脫離秘書本職工作而擅做主張、任意妄為,在沒有得到領導同意下隨意篡改工作安排和指導意見,造成企業潛在風險。

三、如何提高企業秘書溝通技巧

(一)企業溝通工作原則

1.認真傾聽原則。企業秘書在進行內部溝通的基礎是充分了解發生矛盾和摩擦雙方的立場和想法,為了達到溝通的目的,溝通之前要盡量擺脫自身對於某一方的偏見或成見,將注意力放到此次溝通待解決的問題上,從而在溝通之間建立了雙方平等基礎。在溝通中,企業秘書需要面對對方,讓對方意識到彼此交流的嚴肅認真性,同時使得被溝通方式自然產生親近感,有利於溝通的順利進行。

2.態度謙遜原則。企業秘書汪升開展溝通工作除了認真傾聽和信息及時准確外,溝通態度也是十分重要的原則。由於秘書所處地位具有非固定性,從而也無法明確其地位,企業秘書進行溝通協調往往使其在不同地位和不同層次關系之中轉換,決定企業秘書在日常溝通工作中需要用謙遜的態度妥善處理這種不匹配可能引發的不協調。企業秘書在溝通之前,一定要明確自身角色定位,調整好溝通中自身應有的心態,如果企業秘書態彎磨度傲慢、目中無人,“挾天子以令諸侯”,就很容易使得被溝通對象產生厭惡情緒,對溝通工作極度反感,難達到有效溝通的既定目標。而保持謙遜的態度,彬彬有禮,被溝通者樂於接受,再進行溝通就會達到事半功倍的效果。

(二)企業秘書溝通技巧

1.語言技巧是有效溝通的利器。常言道:“良言一句三冬暖”。企業秘書在溝通工作中必須講究語言技巧,說話適度,講究分寸,善於對溝通所獲得的信息進行篩選整理。不論是“上傳下達”還是“下情上達”,都要努力保持准確、客觀、全面。在確保主要信息“准確”的前提下,秘書在傳達信息時不能簡單地成為傳聲筒,而是要注意過濾篩選信息。另一方面信息過濾與准確傳遞信息並不矛盾,企業秘書要在准確把握領導主要、關鍵和實質性意圖的基礎上,過濾掉個人情緒化、情境性或交流隨意性的信息,這些無用信息恰恰是容易引起彼此誤解,產生矛盾的垃圾信息。從而有利信息傳遞和溝通工作的`順利開展,消除誤解,減少矛盾,形成企業和諧人際關系的最終目的。

2.耐心足夠、表現親和。秘書工作是繁雜瑣碎的工作,大到幫助領導起草決策性文件、組織大型會議,小到對員工或來訪者的具體問題進行解答,事無巨細,紛繁多樣。盡管這樣,企業秘書仍要時刻牢記自己的崗位職責,對來訪者和有訴求的員工要表現出親和力和足夠的耐心,切不可急躁慌張,輕易動怒,溝通時表現出傲慢、鄙視、一問三不知的惡劣態度。理順上下級關系、理順領導與員工的關系、理順各級內部組織機構的關系,使之達成共識,統一認識,各負其責,形成內部凝聚力,這是秘書發揮其溝通協調能力大顯身手之時,也是當好領導助手和參謀的用武之地。總之,作為企業秘書要學會協調溝通的技巧和不同的工作方法,積極化解各種矛盾、統一各方認識、理順各種縱橫關系,既提高了整體單位工作效率,又實現了秘書的自身社會價值,這正是秘書良好的溝通協調能力的魅力所在。

;

❻ 秘書如何做好溝通協調工作

秘書如何做好溝通協調工作

協調工作技巧和方法是做好秘書工作的關鍵,秘書如何做好溝通協調工作呢?下面跟著我一起來看看吧!

秘書工作者在做協調溝通工作時,應擺正位置,把握分寸,謹慎從事,特別要注意以下幾點:

一、把握好角色,不越權越位

秘書工作者做協調工作時,雖然是主持者,但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說,秘書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者,必將產生角色錯位問題。我們在與協調對象溝通,傳達領導指示和意見時,不可侍賣隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。

二、把握好方法,不以權壓人

在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。因為協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見,即便是錯誤的要求,也要考慮有無合理因素。

三、把握好分型悶寸,不把簡單的問題復雜化

在協調工作中,既不要把復雜的問題作簡單化處理,老租逗也要注意不把小事擴大化,不把簡單的問題復雜化,不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的'日常工作中,需要協調的事,幾乎無時不有,但絕大多數是在舉手投足之間便可處理,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,甚至開一個幽默的玩笑,便可把矛盾化解在萌芽狀態。

有些矛盾在未激化前,做點幕後工作就可緩解。就協調而言,涉及重大原則的事,權力或利益沖突較大的事,具有廣泛群眾性的事,需要多方聽取意見,公開處置。但一般的,發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理的方針應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬松的環境中來召開。

四、把握好火候,既不失時機也不急於求成

要搞好協調,時機十分重要。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們及時出面理順關系,就可一呼百應。相反,時機不成熟,十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,形成誤解或成見。

有的同志急於完成領導交辦的任務,在有關部門毫無思想准備的情況下,讓其立即做出較大犧牲,結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步,但並不服氣,在落實時扯皮推諉,影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。

;
閱讀全文

與秘書協調工作常用的方法有相關的資料

熱點內容
電腦讀取光碟的方法 瀏覽:530
如何用科學方法脫雞蛋殼 瀏覽:632
做人的方法與技巧視頻 瀏覽:562
男人如何學會說話的方法 瀏覽:422
快速長成大樹的方法 瀏覽:972
怎麼樣做香腸的製作方法 瀏覽:615
阿瑪尼粉底液使用方法步驟 瀏覽:357
海洋魔術師採用了哪些說明方法 瀏覽:420
6米高頂棚夾膠玻璃安裝方法 瀏覽:437
靈眸藍牙連接方法 瀏覽:365
呼吸37度面膜使用方法 瀏覽:508
淮安如何防潮方法 瀏覽:435
手機保持架製作方法 瀏覽:623
排水魚漂的使用方法 瀏覽:750
基本功的鍛煉方法視頻 瀏覽:77
滴蟲病最好治療方法 瀏覽:810
辨別鑽戒最簡單方法 瀏覽:854
連接小米耳機耳機模式在哪裡設置方法 瀏覽:706
快速止住鼻血的方法 瀏覽:170
25984用簡便方法計算 瀏覽:810