⑴ 最虐英语口语练习方法汇总
上篇文章我仔细分析了哑巴英语的本质是瞎子英语这个问题,留了一个尾巴,今天来说,即如果阅读、听力、写作三项都齐头并进,但是口语还是止步不前,应当如何?
这篇文章中我将会把学界已经有了共识的口语训练方法加上几倍的量级分享给大家,其目的就是一个虐。
丘吉尔含石子儿练吐字,后续有人建议是用糖果,据说最早的版本是古罗马的西塞罗是这么干的。我个人不是特别建议,因为容易呛入气道,引起窒息,很危险。别问我是怎么知道的。
第一个口语练习的方式是熟读成诵。大家一提到背诵总是问要不要背课文,课文毕竟太短,背起来没有难度,要背就要背essays,之前我推荐过一本The Oxford Book of Essays, 有些类似中国的《古文观止》,如果诸君想从背诵的路径上提升口语,我觉得此书甚好。
背诵其实锻炼两个方面的能力:其一是chunk,其二是语感与审美。chunk的功能在于说英语的时候不是一个单词一个单词的往外蹦,而是一串一串的说。对于语感和审美听上去比较虚,说到底就是当你再看到一篇好文章时,你会不自主的想把它背诵下来,或者你一眼看去,会看到很多别人看不到的好句子,语言的敏感性被培养起来之后,其进步的速度简直吓人。
第二个方法是无错版背诵。这是我大三的时候排演莎士比亚戏剧得来的感受。莎剧中有大量的独白(soliloquy),需要一个贯口下来中间没有任何的错误。
无错版的练习方式如下:1. 制定一个背诵的遍数,比如500遍;拿出一个小本子开始画“正”字儿;2. 如果从头到尾没有错误,就算一遍,如果错了这边不算,这遍从来。
如果你想玩得再刺激点,还可以进一步升级难度,比如一次背10遍,中间任何一遍错了的话,清零,从头来过。
?这样训练的目的是为了提升你的专注力,以及对于困难的直面克服,从而建立语言自信。专注力练好了之后,听力也好,口语也罢,便可非常轻松应对,其实就是唤起了你大脑中沉睡的内存,让你大脑中的运算速度增加。直面困难,建立自信也非常重要,很多同学在讲口语时,遇到某一个词,习惯性的卡顿,并不是他没有掌握这个词,而是头脑中有一个暗示,这个词很难,我不会。无错版就是要击穿困难,让头脑中充满正确的暗示,利用无错版的训练,可以帮助大家建立自信。
相声演员练活儿其中有一个就是练贯口。报菜名,地理图,八扇屏都是必修的功课。两个人穿个大褂上台就能赚钱,不是光靠一句我是你爸爸就能糊弄观众的,背后都是本事。
第三个方法是自言自语(monologue)。自己和自己说英语,一人分裂成几个角色,相互对话,或者是根据一个话题自己和自己说。学界管这个训练方法叫think aloud,把你脑子里的声音用嘴讲出来。训练的材料可以用雅思或者托福的口语话题。最好练习的时候将自己的声音录下,然后重复去听自己的问题,再按照同一话题,多次反复练习,直至流利。但是这个训练最大的弊端就是:缺少输入,并且输出的质量无法监控。没有质量监控的训练说到底略有扯淡。
如果需要输出的质量的监控有两种方法,一种叫做档案法(learning profile),另一个就是请老师给你feedback. 这里我大概叙述一下档案法的操作:1. 将自己每一次monologue都进行录音并且存档;2. 在monologue训练的同时,要进行大规模、高剂量的输入,不管是阅读还是听力;3. 相隔一段时间后,可以把之前的录音拿出来再听,看看自己能不能听出自己的问题。4. 档案法需要至少1年以上的跟踪记录才能够有明显进步的感受。
档案法对于学霸同学非常实用,对于学渣,一点招儿都没有。因为档案法本质上是自我学习管理和监控。学霸同学有这个基因和习惯进行自我学习的管理与监控,而学渣完全没有。学渣的本质就是懒而且固执,因为他们认为自己英语学不好,不是懒的问题,他们觉得是方法问题。
第四个方法就是出国。英美澳加有很多暑期短期课程,价格尚在可以合理范围之内,签证也不是很困难。这个比拎瓶啤酒去酒吧找老外搭讪靠谱的多。
第五个方法就是在国内抓住一切说口语的机会。如果你现在是学生,而且正好有口语课,记得站起来说,尤其是大家都不举手的时候,你一定要抓住机会,教育资源本就难以公平,我出身在贵州,我对这个教育资源的问题有着最切肤而直观的认知,你不去抓住机会,就要最后和一大群人挤独木桥。而真正的高手是在挤独木桥之前就已经抓住一切机会长出了翅膀。
总之,选一个适合你的方法,所谓适合不是说你学起来最舒服的方式,最舒服的方式一定是躺着不学。
最适合的方式意味着学的最有效果,而效果这件事又需要时间。所以真正的学霸一方面能够找出管理自己学习的窍门,另一方面他们也有足够的耐心,更关键他们属于听人劝吃饱饭那类。
对于学霸听人劝吃饱饭这点,我最佩服的是塔主。塔主现在弄的巴别塔俨然已经成为行业教师培训的标杆。塔主最早做公共号的时候隔三差五就问李石怎么搞,李石俨然已经成为了教育行业在线运营的超一流大神。李石也给其他人讲,有些人总是要和李石争论一番,我也不明白这些人要争论个啥,明摆着的事实,抑或是早就操作过的经验而已。塔主特别简单,自己也不费神,听明白之后就下手做,边做边调整。我就问塔主,你公号现在咋做得这么好,那么1000多号英语老师跟你读TKT?
塔主说:听人劝,吃饱饭
⑵ 关于办公室档案管理的方法
综合档案室管理暂行规定
为了进一步加强中能集团公司的档案管理工作, 促进集团公司各单位部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用,有效地保护和利用档案资料,维护与保障集团公司的合法权益,促进集团公司健康的发展,集团公司的档案管理工作,按照“集团公司统一领导,统一管理 ”的方针,施行“集中定点与分散保管,分级查阅”相结合的管理原则,全面做好集团公司的档案管理工作。 根据集团公司档案管理工作的相关要求、施行办法及有效贯彻执行的精神,特制订本暂行规定。
第一条 综合档案室是在中能集团公司的统一领导下,主管全集团公司各类档案(除财务档案)的工作部门。本规定所称的档案是指过去和现在中能集团公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 综合档案室所保存的各类档案(资料),系中能集团公司档案的一部分,其所有权属中能集团公司,任何人不得私自挪用、毁损。档案工作由中能集团公司统一领导,综合档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作,并监督各部门,各下属子公司的档案管理工作,各分公司各部门指定兼职专人负责档案管理工作(即资料员)。
第三条 综合档案室挂靠集团总裁办公室。设专职工作主管一人,兼职档案管理人员若干人。总裁办公室主任兼任综合档案室主任。综合档案室在业务上接受上级档案局、处(室)的业务领导(指导),行政上接受集团公司的领导与监督。
第四条 综合档案室对全集团公司的生产、科学技术、质量管理、人事、行政文书、基建、财务、设备等档案资料,按照“统一领导、统一管理”的方针,遵照“集中定点与分散保管、分级查阅”相结合的原则,全面做好集团的档案管理工作。其主要职责是:
1.积极贯彻、认真执行国家档案法和中能集团档案管理工作的具体规定要求,及时制定与修订集团公司档案管理工作的具体操作条例和办法;
2.督促指导集团公司各单位部门对各类档案实施预立卷和资料的积累、收集、整理、成卷、归档、编目、统计工作,并对全集团公司的档案实行集中统一管理;
3.属于中能集团公司综合档案室保管的档案,各分公司单位部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后,或在每季度第一个月的十日前,将上季需归档的预立卷的文件整理成册,移交综合档案室保管,任何人不得据为己有;
4.属部门保管的档案资料,在每季度第一个月十日前汇编成册,上报集团综合档案室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交集团综合档案室;
5.积极开展档案知识的宣传教育培训,收集和整理档案资料信息,提供档案信息利用服务;
6.严格执行集团档案管理保密安全制度,确保档案完整安全;
7.及时承办与完成主管领导交办的有关档案工作的事宜。
第五条 中能集团综合档案室根据集团公司档案管理的有关规定,结合与遵照执行国家档案法和上级档案机关的有关条例规定,有权组织参加集团公司的生产经营管理等专项课题项目执行情况的检查、成果鉴定、生产经营及重点工程的竣工验收等重大活动(事件)的筹措组织。
第六条 集团公司综合档案室工作人员必须坚持四项基本原则,热爱本职工作,认真钻研业务,不断提高自身素质和管理水平,为做好和发展中能集团公司的档案管理工作做出贡献。
第七条 对积极认真做好档案的收集、整理、保管、利用并做出显着成绩的部门或个人,集团综合档案室有权向上级主管领导提出表扬或申报奖励等建议的责任。
第八条 对违反档案法或不执行集团有关档案管理规定的部门或个人,造成档案破损、丢失的,综合档案室有权给予批评或视情节轻重建议给予以批评教育、罚款、行政处分等违规处罚的责任。
第九条 处理条例:有下列行为之一,据情节轻重,给予20---500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1、毁损,丢失或擅自销毁集团企业档案;
2、擅自向外界提供,抄摘集团企业档案;
3、涂改、伪造档案及一切违反集团公司档案管理规定的行为;
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者;
5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
第十条 责任:
1、本管理制度适用于中能集团公司各单位部门及员工;
2、本管理制度执行与监督责任部门为集团公司总裁办公室和企划部,第一责任人为集团专职档案管理员和各部门指定的专职或兼职资料员;第二责任人为专职或兼职资料员所在部门的部门经理(部门负责人)。
第十一条 本制度条例如与国家档案法、上级档案机关的有关规定不符时,依上级的规定为准。
第十二条 按照档案管理达标升级规范的要求,集团公司综合档案室对档案管理制度,要根据中能集团企业发展的需要,及时修订与逐步进行全面完善,逐步制订档案管理制度和档案管理法律法规的牌板,逐步分阶段在集团公司综合档案室全部规范上墙。这些制度包括档案工作人员职责、档案借查阅制度、档案归档制度、档案鉴定销毁制度、档案管理员岗位职责、声像档案管理办法、实物档案管理办法、档案安全管理制度、档案保密制度、档案库房管理制度、兼职档案员岗位职责等。
第十三条 附则:档案室常规管理制度、档案收集、档案整理、档案立卷、档案保管与销毁、档案的开发和利用、档案借阅、档案的保密等制度。
(一)档案室常规管理制度
1、中能集团公司各种档案的管理工作,要符合科学性、规范性、系统性的要求,做到存放有序,查找方便,按规定要求将档案分类排放、排列整齐。
2、保持档案室清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作;定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
3、档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品,经常检查档案室消防器材。
4、严格保密制度,做好档案安全保密工作;未经允许,外人不得随便进入档案室。未经批准,任何人不准将档案带出档案室,更不准私自摘抄、外传,要严格遵守保密制度。
5、档案管理人员做到人走加锁、关窗,妥善保管档案室钥匙,确保档案室安全。
6、熟悉档案室情况,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对,做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案,按规定要求及时复制。
7、有档案室温湿度记录,掌握温湿度变化情况,进行分析,制定管理计划。
8、借阅档案资料须经档案管理工作主管领导同意,并办理借阅登记手续。未经集团公司主管领导批准,不允许外借档案资料,同意外借的档案资料,一般也只允许外借档案复印件,原则上档案原件不允许外借,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还。(重要档案未经集团总裁批准同意,任何人不得外借)
9、切实做好日常防范工作,做到人离灯灭,切断电源,消除火灾隐患,保证档案安全。
(二)档案的收集制度
集团公司的档案工作者,要按照有关规定,把公司各部门及每个人手中分散的有关生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务、经营管理等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于集团公司指定的档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
1、依法按章
档案的收集必须依法按章,按照中能集团公司的规定要求保质保量严格及时分类归档 。公司各部门全体员工都要明确档案管理的目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人学术、科技发明等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
2、完善机制
建立档案收集的工作制度和考核制度,必须建立必要的机制,明确对收集的范围、对象、时限等要求。
(三)档案的整理制度
中能集团公司的档案整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类、组合和编目,使其系统化、科学化,有利于档案的保管和使用。
1、规范分类:公司档案的整理要服从整体调控,不各行其是。整理办法:
(1)方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷.
(2)步骤:
A、档案收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷;在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》管理归档.
生产科技档案类:以生产科技的项目、产品类别等资料整理成册.
B、档案整理 根据分类和按时间整理.
C、档案分类 依据档案来源、时间、编目、内容、单位、编码顺序分成若干层次和类别;归档前按规定要求将资料分类,分组放置在待办卷宗内。
D、立卷整理 区分不同价值,确定保管期限:永久,长期,短期.
2、保持结构完整性
公司档案的整理,要按照生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料、自身规律等进行档案整理,保持其结构的完整性。
3、保持整体系统性
集团公司档案的整理,要按照各类档案的来源、时间、内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性。
(四)档案的立卷制度
1、为了有利于集团公司立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用,按照规定要求,推行预立卷制度。
2、集团公司各有关部门兼职档案员,首先要进行培训学习,按规定要求、按预立卷类目进行档案材料的及时收集、积累,并定期进行整理。
3、集团公司档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好档案预立卷工作。
4、组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用。
5、组卷的技术要求:
(1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过 150页;
(2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列;
(3)按顺序编页号,页号位置在非装订线一侧的上角;
(4)填写卷内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位部门、责任者、时间;
(5)卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,破损的文件材料应进行修补;
(6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现编着审定者、问题(内容)、文种三要素;
(7)档案封面和卷盒按有关规定要求执行。
(五)档案的保管制度
1、必要的硬件保障
为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,必须要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥,配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,要有可行的防盗设施。
2、完善的软件建设
建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、
借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。
3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕后档案进行入档存前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格后才能归档。
4、按集团公司的规定要求做好分类编号工作。
5、按集团公司的规定要求做好编目工作。目录每条目基本着录项目包括:顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索、统计等机上操作。
6、按照档案顺序号,依次排列上架。
7、要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。
8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经集团公司总裁授权的主管领导批准。销毁档案,必须报集团公司总裁或总裁授权的主管领导批准,销毁档案时必须有两人以上监销,并在销毁清单上签字。
9、认真做好档案统计工作与重要档案备份工作。
(1)建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐,及时报送统计报表。
(2)建立档案备份制度,集团公司所有有重要价值的文件、报表、业务记录等必须备份.;各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存;对存入电脑的资料档案,按《计算机管理办法》管理.;备份盘与原盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏,集团公司组织各部门应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应年度案卷目录的最末位。
(六)档案的开发和利用制度
1、提供利用
(1)集团公司档案室按借阅制度规定,办理档案的出借、查阅手续,并做好借阅记录,对借出档案,应定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报集团公司主管领导;根据情节轻重,对责任人给予必要的教育和处理。
(2)档案室应提供检索工具,指导利用者查找档案,并解答利用者各种有关问题。
2、信息开发
(1)集团公司要组织专业人员利用各类档案编辑各种形式的、能有效服务于生产经营的参考资料和汇编,如生产科学技术工艺汇编、设备开发改制利用与管理汇编、生产经营管理等科学技术革新经验汇编等,为生产经营管理工作提供信息服务。
(2)档案室要注意收集技术革新、生产经营管理等档案的利用事例,并将典型事例汇编成册,鼓励和推动利用现存档案为集团公司的生产经营管理工作改进报务。
(七)档案借阅制度
1、调阅一般的会议记录、会议纪要和不重要的文件,须经主管部门办公室领导或其它有关部门档案主管领导批准。调阅集团办公会议记录和集团公司的重要文件,须经集团公司的主管领导批准。
2、集团公司各单位因工作需要查阅本单位归档的档案,经主管部门办公室领导批准,可以直接到档案室调阅。查阅非本部门单位的重要档案,须经文件归档单位领导同意,并经集团公司主管领导批准。
3、查阅生产技术等科研档案,本课题人员按有关规定可以直接到档案室调阅。非本课题人员查阅时,须经课题负责人和主管部门领导批准。
4、公开的档案,凭单位部门介绍信、证件、说明利用档案的目的和范围,在档案室办理相关手续可查阅。须借出时,不得超过五天,并经主管领导批准。逾期不归还者,档案室工作者要及时催还。
5、阅档案的人员,必须保守档案的秘密,保证档案的安全。不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借,违者要追究责任。
6、因公司工作需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经部门办公室领导核准,集团公司主管领导批准,方可带出,用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。外单位借阅档案,须持本单位介绍信,经集团公司主管领导同意后方可到档案室调阅。原则上档案原件不允许外借,一般只允许外借档案复印件;重要档案原则上都不外借,按规定要求在档案室查阅。
7、借出后归还的档案,档案人员要认真核对,详细检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况进行记录,并向主管领导报告。
8、摘录或复制档案,须经档案人员校对无误后,加盖印章,以资证明。对重要的或密级的档案资料需要复制时,必须经有关单位主管领导同意,否则,不能随意复印。
9、借阅档案,必须进行登记签名。查阅者利用档案后要填写《利用效果登记表》,由档案室存查。
10、严格控制外借档案,认真履行借出档案审批手续。
(八)档案保密制度
1、认真学习与贯彻执行国家《保密法》和《保密法实施办法》,严格执行集团公司档案管理规定,增强保密意识,正确认识和处理市场经济条件下的企业档案保密工作。
2、档案工作人员必须遵守保密法规,履行保密职责,对中能集团企业的秘密具有高度责任感,无论在任何情况下,都要以确保中能集团企业的秘密安全为重。
3、严格履行档案的收进、移出、借阅、消毁登记手续,严防失泄中能企业档案秘密。
4、严格按照中能集团公司的有关规定开放档案,不得任意扩大开放范围。
5、特殊情况需要复制和摘抄带密的档案材料,必须经集团总裁或总裁授权的主管领导批准,方能复制和摘抄。
6、档案室工作人员不得向无关人员泄露档案室藏情况。
7、不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密。
8、不该说的秘密绝对不说,不该问的秘密绝对不问。
9、不得将秘密文件材料带进公共场所。
10、不得在公用场合、公用电话等议论档案秘密事项。
(九)本规定自颁布之日起实施
⑶ 如何规范档案日常管理
档案管理制度
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。
9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。
10、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
11、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、收进、移出档案和资料,必须认真清点,严格履行交接手续。
2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。
3、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
4、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。
5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。
6、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。
7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者,按档案法规严肃处理。
8、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。
三、档案复制制度
1、要遵循保密原则,凡涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容,须经处领导同意,由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案,档案员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案,可复制数份,以利用使用,并保护原档案,减少档案的磨损。
四、档案查借阅制度
1、本着方便工作、满足利用的原则,档案资料一般不予借出,须在档案室、阅文室内查阅。
2、本处有关科室因工作需要须借阅档案,原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
3、外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信,经本处领导签字同意,有关部门派人陪同,方可查阅。
4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。
5、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。
五、档案库房管理制度
为了加强档案库房管理,做好档案的保管和保护工作,确保档案的完整与安全,特制定本制度。
1、保持库房内清洁卫生,整齐美观,坚持不定期查库,并认真做好记载。
2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁,不允许非库房管理人员进入库内。
3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。
4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。
5、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。
六、档案立卷归档制度
1、归档范围
凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。
2、归档时间
(1)各项管理工作形成的文件材料,各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。
(2)堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
(3)财务会计档案,由财务科按照归档要求整理装订成册,保管一年后移交给综合档案室。
3、归档要求
(1)归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案一式贰份,堤防建设项目档案按上级要求制定份数。
(2)自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写,粘贴装订要符合档案技术保护要求。
(3)归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。
(4)归档的文件材料必须层次分明,符合形成规律。
(5)归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。
4、归档手续
移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。
七、“三纳入”、“四参加”制度
1、将档案工作纳入到堤防处工作计划,领导工作议事日程、岗位责任制中。
2、堤防处有关会议要有档案部门或专(兼)职档案人员参加。
3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专(兼)职档案人员参加。
4、科技项目的鉴定,有档案专职人员参加。
5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。
档案人员参加以上活动中带回的图片资料,必须及时登记和整理,分类立卷归档,不得作为私有,一经发现,从严处罚。
八、档案史料编研制度
1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门,编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料,坚持做到经常不断的搞好编研和开发,以满足各方面利用档案史料的需要。
2、根据堤防处各项业务工作需要,档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。
3、深层次的编研工作,可根据堤防处的特点,由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。
4、编研的档案史料,只限堤防处内部使用,不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要,外借或向社会公布档案资料时,必须经处分管档案工作的领导批准后,方可办理手续。
九、文书材料归档制度
1、本单位形成的各种专业内容、各种载体(纸张、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。
(1)文书档案,应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。
(2)会计档案,应于形成年度为单位,于决算批准后,继续在财会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。
(3)科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。
(4)其他各种专业档案,均必须按其形成规律,遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。
2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的,凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)电报、图纸(含底图)图表、报表簿册(即各种登记簿、帐簿、名册)和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。
3、归档工作,务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。
4、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷)编目归档。
5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。
6、按年度归档的档案(如文书、会议……档案等),跨年度的请示与批复一并归入复文件,没有复文的请示归入请示年;跨年度的规划归入针对的第一年;跨年度的会议文件归入会议开幕年;非诉讼案材料,归入结案年。
7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;非诉论案件卷,结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。
8、卷内文件,应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即:
装订的卷,在有文字的每页文件的下面右上角,背面左上角编全卷文件统一的顺序页号;
不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填上顺序件号;
图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值,均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。
(1)填写目录时,不得随便改变和简化文件题名(即标题);
(2)对没有题名或题名(如通知)不能反映文件实质内容的文件,应根据文件内容予以拟制;
(3)对没有责任者(即作者),年、月、日的文件,要考证清楚,补齐后填入有关项内;
(4)会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容;
(5)填写卷内文件目录的字迹要工整;
(6)填写卷内文件的情况说明,应逐项填写在备考表内。无需说明的卷,亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上;
(7)卷内文件目录置于卷首,备考表置于卷尾。
10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职务)及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。
11、凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。
12、凡归档的文件、材料,均须装订。凡装订的案卷,须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾,卷内文件依预先后排列的顺序理齐,做到右、下侧齐整;采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订;凡不装订的案卷,应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。
13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等,必须符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要求填写清楚。
14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容,一般应由卷内文件的负责者(即作者)、内容和名称等部门组成,对责任者简称的使用,要通俗易懂,保持一致。
十、档案移交制度
1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,本处必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明。
2、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。
3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。
4、移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有详细的明细表,要做到帐物相符、账表相符。
十一、会计档案管理制度
为加强会计档案的管理与利用,根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》,结合本单位实际,制定本制度。
1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料,均应由财务科按归档要求,负责整理立卷,装订成册。在会计年度终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编造清册全部移交到综合档案室保管。
2、档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原卷、册的封装,个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分清职责。
3、严格执行安全保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。
4、调阅会计档案,须由财务科长陪同借阅。
5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁意见,经处档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。
十二、声像档案管理制度
为了加强声像(照片、录相带)档案管理,更好地开发和利用声像档案信息资料,特制定本制度。
1、对声像档案实行集中统一管理,确保其完整、系统、安全,以备管理使用。
2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。
3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。
4、借阅声像档案,必须按有关规定办理借阅审批手续,归还时按规定进行质量检查、验收。
5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。
6、严格做好声像档案的保密工作。
十三、实物档案管理制度
为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,按照《中华人民共和国档案法》,特制定本制度。
1、对实物档案实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。
2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。
3、实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意防火、防潮、防尘。
4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。
5、实物档案的借出,必须经处领导批准,按规定办理借出手续,如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。
6、实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工,以延长实物档案寿命。
7、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。
十四、档案保密制度
1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全的完整。
2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。
3、档案库房设施应符合“八防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。
4、不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。
5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。
7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。
8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。
10、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。
十五、档案鉴定销毁制度
1、成立档案鉴定小组,鉴定小组由分管领导任组长,成员由档案人员及有关部门的人员组成。
2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。
3、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。
4、对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
5、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷,要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科室或责任人负责修改、补充。
6、销毁档案时,监销人员不得少于2人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告领导。
7、销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。
8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
十六、档案利用制度
1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案,必须履行登记手续,填写查借阅登记表和利用效果登记表,并将利用结果及时向档案室反馈,任何人不得例外。
2、外单位来查阅档案资料的人员,必须持有单位介绍信,检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围,经分管领导批准后方可查阅。
3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询,并保持安静、卫生,不得在室内吸烟、喝水,以防损坏档案。
4、查阅秘密文件必须履行审批手续,严格遵守保密规定。
5、借阅档案时间一般不超过3天,延长时间需办理续借手续,最多不得超过7天,借用份数每人每次不得超过3份。
6、借阅者应维护档案的完整与安全,不得在档案上乱写乱画,不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损,违者必究。
7、借阅档案归还时,档案管理人员要认真清点,仔细检查,并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前,将所借档案全部归还,以利保管和利用。
8、凡遇节假日特殊情况,档案室有权随时收回借出的档案、材料,以利安全保密等工作。
9、凡在借阅档案过程中,造成案卷散失,污损或不归还者,应按《档案法》及有关规定严肃处理。
10、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。
11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构,编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料,以提高档案的查全率。
十七、档案统计制度
1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐,档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。
4、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况,定期分析研究,采取科学的降温去湿措施,使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。
7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。
⑷ 档案法立法原意和精神实质包括
法律分析:坚持档案工作的政治定位。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责,也是档案工作姓党的政治属性所在。
新修订的档案法旗帜鲜明把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律,从根本上回答了档案“为谁而管、为谁所用”的问题,有利于把党的领导落实到档案工作全过程和各方面,有利于机构改革后充分发挥党管档案工作的体制优势,做到上下贯通、执行有力,确保档案事业沿着正确的方向前进。
同时,进一步健全了统一领导、分级管理的体制机制,强化了各级人民政府加强档案工作的责任,从而为档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应提供了法律保障。
坚持档案工作的人民立场。新修订的档案法秉持服务经济社会发展,让人民群众共享档案事业发展成果的价值取向,在扩大档案开放方面迈出了重大步伐。
对缩短档案开放期限、扩大开放主体、拓宽开放渠道和方式以及对不按规定开放的责任追究等作出具体规定。规定国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案,通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动,发挥社会教育功能,传承红色基因,增强文化自信。
同时还就档案为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究提供服务,鼓励和支持在档案领域开展国际交流与合作提出了明确要求。这是档案工作坚持与时俱进,回应社会关切的必然选择。
坚持档案工作的安全底线。档案安全关乎国家各个领域、各个方面的安全,无论是损毁、灭失档案实体还是泄露档案所记载的特定信息,都将造成难以估量且无法弥补的损失。
新修订的档案法坚决贯彻总体国家安全观,从建立档案工作责任制、健全档案安全工作机制、加强风险和应急管理、明确安全隐患整改责任等角度进行了规范,为确保档案安全,服务国家改革发展稳定的大局提供了更为系统性的制度安排。
1987年9月5日第6届全国人大常委会第22次会议通过、根据1996年7月5日第8届全国人大常委会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》第1次修正。
根据2016年11月7日第12届全国人大常委会第24次会议《关于修改〈中华人民共和国对外贸易法〉等十二部法律的决定》第2次修正。
2020年6月20日第13届全国人大常委会第19次会议修订。
法律依据:《中华人民共和国档案法》
第一条 为了加强档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,推进国家治理体系和治理能力现代化,为中国特色社会主义事业服务,制定本法。
第二条 从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动,适用本法。
本法所称档案,是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。各级人民政府应当加强档案工作,把档案事业纳入国民经济和社会发展规划,将档案事业发展经费列入政府预算,确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。
第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。
⑸ 如何正确整理公司的档案与资料!
一般来说办公室的资料分为两种,一种为纸质文件,另一种为电子文档,两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留, 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑,确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看,是晨光旗下专门的办公用品采购平台,品类很多,需要可以私聊) 和打孔机。能打孔的文件,打孔直接放入文件夹;不能打孔的文件,装入透明活页文件袋,放入文件夹;
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片,有专用的A4活页文件袋就买了用,没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯,装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳,分门别类放好,会非常整齐。
2.电子文档。首先, 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次,每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理,置办个上T的移动硬盘,也建立对应的文件夹,每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份,极好。注意:名称统一很重要,加上年月日时,再变文件夹或换电脑都不怕重复。
⑹ 如何做好档案工作档案工作论文
浅析如何做好档案管理工作
随着改革的不断深化,档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要,档案管理工作显得更加重要。在新的条件下如何做好档案管理工作?我认为,应从以下几个方面抓起: 一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视 一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。如何发挥主观能动性,争取领导重视,档案管理人员应当做到如下几点: 1、爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。 2、积极宣传,使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位可有可无,因此,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作。 二、综合利用各种资源,实现档案现代化管理 随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。 1、增强责任感,提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。 2、掌握管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 3、利用现有资源,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都依照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。因此,要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。 三、加强教育培训,提高管理人员综合素质 档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。 1、提高认识水平,强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多,首先,要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次,21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存,必须真正启动档案人才工程,培养世纪人才,将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。 2、加强制度建设,建立运行机制。加强制度建设,建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先,要建立和健全继续教育的管理制度,如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次,要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,主动地参加定期的继续教育,更新知识,提高业务能力和水平。比如,档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训,档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样,便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。 3、开展综合培训,提高业务水平。应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合,按需施教,重视实效”的方针,切实遵守学以致用的原则。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等,档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,也是档案现代化的标志之一,档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,并灵活运用到实际工作之中。 4、建立奖惩机制,细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提高档案管理工作水平。
一、档案的重要性档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。京沪处档案室存放着自建设期至运营期所形成的文书、科技、会计、照片、声像等档案资料,为京沪今后的发展及领导决策提供了依据。档案管理人员应意识到当前档案工作的重要性,切实将档案工作收齐、管好、用活,为维护京沪处的历史真实面貌和今后的发展作出新的更大的贡献。二、档案的收集为确保档案材料的完整性,并能够及时、有效地提供利用,这就要求我们做好档案资料的收集工作。档案资料的完整收集,需要各科室(单位)的紧密配合与支持。各科室(单位)要指定一名档案员负责本科室文件材料的收集,一方面要根据档案管理规定抓好上级来文的传阅和归档,定期对文件材料进行清查,确保材料齐全;另一方面,要抓好本单位活动所形成的文件材料的收集,确保文件材料的作用得到充分发挥。档案人员在做好档案资料收集工作的同时,还要做到统一收发。凡是往来文件,档案人员应统一拆封、统一登记、统一管理,防止文件材料的散失。文件材料的收集除了领导重视,各科室配合外,更重要的是档案人员要积极主动,尽职尽责的做好档案收集工作。
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,很多人在认识上存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。
一、做好档案管理工作的重要意义
为什么要在做好档案管理工作呢?这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为:
做好档案管理工作一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
二、档案管理工作的边缘化危险
随着计算机技术的飞速发展,档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。
三、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
3.1立足于法,搞好建章立制工作
法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的档案法律法规,是档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,项制度要管理,项制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。
3.2实现档案管理同现代技术的有机结合
随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑战,本文认为:只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识,又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,只有这样,丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而,现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全,就必须制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。
3.3档案管理的根本目的在于档案利用
档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。
综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。
创新档案工作需要解决的主要问题
首先,要在思想观念上创新。任何工作的跨越和创新,都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力,创新是档案工作题中应有之意,档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。而现实工作中,创新档案工作面临着许多思想障碍和框框套套。有的片面强调原则,习惯照既定的框框办事。思想上患得患失,工作上畏首畏尾,改革怕出乱子,创新怕担风险;有的片面强调继承,缺乏辩证的观点,对过去的经验、做法一味照搬照套,食而不化。所有这些,在本质上都是思想僵化、观念陈旧的表现,导致在工作上墨守成规,按部就班,出不了新意,迈不开步子,到头来,怨天忧人,落伍于形势,打不开局面。
其次,要在宏观管理上创新。宏观管理包括档案工作的方针政策、法律、法规和发展方向,档案工作的宏观决策及人员素质的培养。宏观管理创新,一是由近到远的创新,即把近期发展目标定在未来发展需要的基础上。二是实现由小到大的创新,就是走出档案工作单纯是档案部门之事的误区,把档案工作定位在全社会各项事业之必需的基点上。三是由浅到深的创新,就是档案不但要保管好,而且更要利用好。把档案工作的重点放在开发利用,全方位为社会搞好深层次的服务上。四是由低到高的创新,把档案工作的着眼点放在现代化管理水平高、档案工作人员素质好的基点上。五是实现由单一向全方位的创新,即改变过去单纯面向机关的现象,逐步能做到为全社会服务。改变过去主要管理和利用文书档案的现象,逐步做到保管和开发利用多种信息资源,特别是加强科技档案,专业档案和特色档案的征集、保管和开发利用的工作。
第三,要在微观管理上的创新。微观管理,主要包括一个单位的档案管理或一个方面的档案管理。档案的微观管理包括档案的收集,整理、鉴定、保管到开发利用。基础工作是为利用工作创造物质基础和工作条件的,利用工作则是直接为社会服务的。即为机关工作服务,为生产建设,科学技术工作以及社会各项事业服务和为人民群众服务,这是我们档案工作的根本宗旨和目的。
第四、在服务的观念上要创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。就档案服务来说,一是要真正树立市场经济意识,特别是知识经济的意识。要采取积极有效的措施,扩大宣传,扩大档案工作的知名度,让更多的人了解档案,进而让更多人利用档案。二是要全面认识档案的利用价值。不断丰富馆藏,特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏,提供给利用者为现实服务。三是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者,还要研究潜在的利用者,不仅研究利用者当前的需要,还要研究利用者潜在的需求,以便最大限度消除利用者利用档案的障碍,以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。
第五、在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展,档案服务范围和内容不断扩大,从编史修志到历史研究,从证明年龄身份到处理经济合同,作用越来越大,应用的范围越来越广。在档案服务的范围和内容上,特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。一是围绕党和政府的中心工作,为各级
领导决策服务,为改革开放和现代化建设服务,为满足广大人民群众服务的要求,结合馆藏内容,主动地开展深层次的加工,主动地为社会各方面服务。二是结合党和政府的中心工作,有针对性地为有关部门和社会各界提供文档信息服务。三是依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,提高服务的及时性。。
第六、在服务机制上要创新。档案工作服务机制只有不断创新,档案工作才能生机勃勃,档案部门的服务水平,才能随着形势,任务的变化发展得到不断提高。在当前,档案服务机制的创新和改革,应为领导决策,为经济建设和各部门工作提供服务,为社会各界和人民群众提供服务工作为主要内容;以开展能够公开的现行文件利用工作为主要方面,把为加强社会基层组织建设服务为主要途径。通过服务机制的不断创新和改革,实现档案工作服务由被动向主动服务转变,由单一服务向全方位服务转变,由一般服务向深层次服务转变。真正做到经济建设和社会事业发展到哪里,档案工作就服务到哪里,为经济社会的全面发展进步做出应有的贡献。随着高技术的广泛应用,档案的保管条件逐步改善,利用范围越来越广,我们的服务方式也应随着形势的变化不断创新。走向社会宣传档案意识,宣传档案工作,变“看摊守业,等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。创特色,抓实效,使档案服务真正走进社会,走近群众。
三、创新档案工作主要措施
创新档案工作是应对时代变革,开创档案工作新局面的必由之路和必然选择。**市档案工作要实现创新,我个人认为要抓好以下几项工作:
(一)抓调研,在工作思路上创新
调查研究是谋事之基、成事之道,是一个档案部门领导者应具备的基本功。档案工作要创新,就要大兴调查研究之风,调研出思路,调研出对策,调研出成果。通过调研开拓视野、掌握实情,通过调研形成科学的认识,并在实践中大胆实验,形成创新的成果,以达到加强和促进档案工作发展的目的。
(二)抓规范,在工作机制上创新
档案工作要创新,必须有健全、完善的工作机制和工作保证。创新工作机制,就是要克服和防止工作的随意性和盲目性,加强法律、法规和制度建设,做到有法可依,有法必依,执法必严,违法必究。促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序,用于指导和规范档案工作,要完善岗位责任制度,严明岗位纪律,真正形成一套职责明确,程序严谨,落实有力,运转灵活的工作机制,为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。
(三)抓服务,在服务意识上创新
增强服务意识,档案工作就有了市场,收集工作要改变过去“坐等收集”为“主动收集”,如“一事一案”要形成制度,同时要从基层档案室抓起,变一家的积极性为千家万户的积极性。整理工作要改变过去先收后整为边收边整,并重点放在基层档案室进行,使档案归档工作从源头抓起。查阅利用工作要改变过去“等客上门”为“主动送信息上门”。开发利用工作要改变过去以档案部门利用馆藏档案资料搞编研为主,为以组织社会力量搞合作会战,开发利用社会档案资源,利用网上信息,研究市场经济新课题为主,由关门服务向开门服务、上门服务、网上服务转变,从根本上提高档案信息的利用效率。
(四)抓特色,在馆(室)藏档案结构上创新
客观地说各部门、各单位工作业务千差万别,所形成的档案也各具特色。建立各具特色的档案结构体系,应该是完全可能的。就目前情况来看,丰富档案内容应从机关文书档案为主体的基础上加强专门档案的建设,加强专业档案建设及“声像档案、电子档案”等不同载体的档案建设。档案部门的业务指导必须分类进行,根据不同层次、不同行业的特点,突出不同的重点,形成与各自工作特点相对应的档案结构体系。
(五)抓队伍建设,在知识技能上创新
作为信息产业组成部分的档案工作,急需高素质人才。就目前情况来看,档案部门引进人才的能力不强,还必须走“自我提高、自我发展”的道路,通过各种培训和研讨活动,采取“请进来”“走出去”的办法,开阔眼界,扩展视野,更新知识,提高技能,尽快培养一支新型的高素质档案干部队伍,以适应新形势的需要。
(六)抓典型,在整体工作上创新
通过树立方方面面的典型,推动档案工作的全面展开,促进整体工作上台阶、上水平。要全方位树立各条战线、各个层次的典型,采取扶持、帮助、指导的办法,总结典型经验,不断培植新的典型,及时排解典型存在的问题和困难,着力构筑档案工作的先进群体,以典型带动面上工作,整体推进。
⑺ 如何加强人事档案管理工作提出一些可行的方法
如何加强人事档案管理工作
1.改变旧有观念、提高重视程度
不少企业对于人事档案管理的重视度不够,这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入,安排专业的工作人员进行档案的整理和保存,提高效率。
2.建立完善管理制度
对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作,这就使工作做到了有理可循,在出现问题时也能够及时补救,及时补种,从而能够提高人事档案的管理效率。
3.提高管理人员素质
管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质,对线管人员进行培训,促使让他们完全具备管理档案的能力,使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法,摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步,运用科学的管理方法进行人事档案的管理。
4.提高档案利用度
人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用,充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。
5.利用科学的管理方法
由于时代的进步现代的管理方法开始升级,计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理,利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率,使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。
⑻ 档案管理的内容是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案管理要素
1、档案与工龄:
很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。
2、档案与福利:
毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。
3、档案与因公出国政审:
因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查,如果档案材料不全,政审机构就会拒绝审查。
4、补办档案与原始材料:
虽然现在有的单位可以补办新档案,但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在,势必造成一定损失。
⑼ 请教档案管理方法方面的问题
进入21世纪,随着改革的不断深化,档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要,如何做好档案管理工作,笔者认为,应从以下几个方面抓起。
一、搞好档案工作,领导重视是关键。
一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;如果领导不重视,许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,把档案工作列入领导的议事日程,是时代发展的需要,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性,去争取领导重视档案工作呢?
1.爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。
2.积极宣传,使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位里不是生产一线,可有可无,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,次数多了,自然会在领导的脑海里留下痕迹,产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务,作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用,从而更好地为单位的发展服务。
二.实现档案管理现代化
随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难:管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。
1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。
2.掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
3.利用现代化技术,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都仿照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。更好的服务于社会。
三、提高档案人员业务素质,加强继续教育。
档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。
1.提高认识水平,强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多,首先,要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高;其次,21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存,必须真正启动档案人才工程,培养世纪人才,将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。
2.加强制度建设,建立相关运行机制。可以说,加强制度建设,建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先,要建立和健全继续教育的管理制度,如登记、统计、考核、评估、奖励制度;其次,要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,主动地参加定期的继续教育,更新知识,提高业务能力和水平。比如,档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训,档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理,这样,便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。
3.明确继续教育的原则,选择课程内容。相对于正规学校教育而言,继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针,切实遵守学以致用的原则。第一,档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等,档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,也是档案现代化的标志之一,档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,为此,继续教育肩负着更为重要的职责。
4.进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提高档案管理工作水平。