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采购控制方法有哪些

发布时间:2023-02-27 15:32:12

❶ 采购成本控制的方法

采购成本控制的方法

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要,那么采购成本控制的方法又有哪些呢?下面一起和我来看看看吧!

一、建立、宪善采购制度,做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度和程式,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面:

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程式和指标,要对考核的'问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格资讯,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。此外,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线,由于考虑了欧元的弱势走势,于是选择了欧元为付款币种(我公司外币存款为美元),从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯(PC塑胶),去年年初的价格为2.8美元/公斤,而到了八九月份,价格上升到3.6美元/公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购,可以减少中间环节,降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外,有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购,以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和资讯收集。一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。

三、实行战略成本管理来指导采购成本控制

1、估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力,而要真正做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的资料;甚至为了合作,明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起要求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取双蠃的局面。要与供应商建立长期的合作关系,就不能在谈判中把供应商遇到赔钱的地步。

2、对竞争对手进行分析。对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里,对手的优势在哪里,优势和劣势的根源是什麽,是源自于我们与竞争对手战略上的差异,还是源自于各自所处的不同环境,或是企业内部结构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣势,保持优势入手,制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析,找到努力的方向,在竞争中保持先机。

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❷ 如何进行采购控制

首先谈一下质量的概念。质量:是反映实体(产品、过程或活动等)满足明确或暗含的需要的能力的特征总和,物资质量的好坏直接关系到生产、经营过程所产生结果的好坏,所以控制好采购质量是企业运营效果好坏的关键因素,那么如何控制好采购质量呢?我认为得从以下几方面入手:
1、采购质量控制必须从源头抓起,在选择合作伙伴时要慎之又慎,要对供应商经营规模、经营业绩、信誉程度、资质合法性等进行详细的调查、了解,在掌握其基本情况时再决定是否与之合作,如果仍不确定选用时,可采用样品试用或先签小部分订单方式,对供应商资信、质量进行深入了解后,再建立长期合作关系。
2、签订采购合同时要严谨,合同中必须明确所采购物资质量的特性要求、验收标准及出现不合格的解决方法,必须预见到可能出现的任何问题,合同中应约定的事项必须要齐全,不能怕麻烦、怕啰嗦,以免出现问题时不能有效地沟通解决,受制于供应商给公司造成损失。尤其是验收标准及方法必须明确,出现不合格品的处理方法必须苛刻严格可量化,这样才能确保供应商重视供货过程,确保物资采购质量。
3、物资进厂验收要严格把关,物资验收是企业利益得失的一道闸门,必须严格控制,物资验收人员要明确相关的验收标准、方法并掌握相关的技能,根据物资特性的不同通过检斤、检尺、化验、试验、外观检查、核对说明书等方法进行检验,有合同约定的,必须严格按照合同约定条款进行验收,物资检验人员在发现不合格或不符合时应立即向采购部门汇报,采购部门应立即与供应商沟通,对不合格事实进行确认后按合同条款处理,同时,采购部门应对供应商供货质量进行统计,经常出现供货质量事件的供应商可考虑将其剔除供方名录。
4、采用竞争机制,建立战略合作供应商队伍。供应商选用是一个动态的过程,要建立相关的考核机制,对供应商队伍不断进行更新,优生劣汰。要对订单进行有效的分解,多选择几家供货,通过其供货过程便能发现优秀的、适合企业的供应商,以稳定采购质量,久而久之,便能建立起一支与我们企业同呼吸、共命运,能够伴随我们企业一起成长的战略合作供应商队伍。
以上四点,我认为是对采购质量控制的关键环节,采购质量的稳定与提升,势必会造成采购成本、生产成本的下降,所以提高采购质量就是降低企业成本,增加企业效益。最后,让我们所有与采购质量有关的同志们共同携起手来,本着各负其责、加强控制、不断创新、共同改进的原则努力提高采购质量,为企业健康、长远的发展贡献自己的一份力量。

❸ 采购量的控制方法有什么和什么

采购部门的职责包括采购政策、采购标准的制定及监督实施,采购系统的管理等,而控制并降低采购成本是采购部门的一项基本职责。
控制采购成本应着眼于供应商和供应市场,建立科学的采购管理系统,分析采购成本变化的情况和变化趋势,选择合适的采购模式和采购策略。
一、建立科学的采购管理系统
为控制企业的采购成本,企业应针对采购管理现状及未来发展,参照国内外先进采购管理模式,建立先进的物流采购系统,以理顺现有采购过程中各个要素的关系,在保证物流、资金流和信息流畅通的前提下,有效控制采购过程,使物资采购系统更有效率和效益,从而更好地控制采购成本。
企业既可以通过采购管理系统来控制部门内的工作,又可以通过各种相关的信息记载来管理和考评业务人员的工作绩效。它可以给物流采购工作带来明显的改善和收益,使得产品成本、业务处理成本降低,业务周期缩短;使采购管理更加科学,减少管理层次;使机构更加扁平化,有利于高层管理者对业务人员的工作质量、工作能力及工作效率的了解;使人力资源也得到了最大程度的开发;增大了工作过程的透明度,有利于跨部门工作的连续性、一致性,大大提高了工作效率和采购效率。同时,合并在一起的较大采购量也能使供应商最大限度地提高效率和实现规模经济效益,从而让采、供双方实现“双赢”。

❹ 采购人员对采购物资的控制方法

(一)把分散采购转变为集中采购。集中采购是把各个部门的标准化、同质化的需求集中起来,增加采购数量,加大采购筹码,实现采购规模最大化,采购成本最小化。海尔集团采购部通过对钢板、化工物料、电子零部件等大宗原材料实行集中采购后,为公司节省成本达到20%~30%。海尔集团特别提出了“四大”集中采购策略,即“大订单、大客户、大市场和大资源”。为了做到集中采购,采购部门和产品设计部门通力合作,对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用到的电缆进行了统一的重新设计,能够标准化的一定要标准化,能采用通用部件的尽量使用通用部件。通过这些措施,海尔集团所采购的电缆由原来的几百种减少为十几种。采购产品种类减少,才能顺理成章地实现集中采购。据透露,仅此一项改进,就使得海尔集团在电缆采购上节约了大概20%的成本。
(二)选择优秀的合作供应商。一个符合企业发展需要的供应商可以发展成企业战略合作伙伴,对企业的发展百利而无一害,但是如果选择错了,不合适的供应商会让企业处于产品质量风险、供应风险、财务风险甚至企业生存风险。因此,在企业与供应商建立长期合作之初,必须做好供应商选择评估,具体包括:供应商的质量控制、企业生产规模、研发技术能力、价格成本分析、综合管理水平、企业管理人员的素质等,在确定其为合格供应商前必须进行样品确认,小批量或批量验证,供应商实地多维度考察等程序。从企业风险管控来看,为避免采购风险过于集中,原则上一个物料必须不少于三家以上合格供应商,特殊情况如该物料是只有寡头供应商的则由采购决策委员会集中确定。
(三)多渠道控制采购价格。采购价格是影响采购成本最直接因素,在控制渠道上,主要包括以下几个方面:1.货比三家:对采购物资,采购实施部门或者采购人员必须三家以上供应商询价比价,对比的物资具有同等品质,供应商具有可比性,通过制度约束规定采购人员不能“拉郎配”,虽然货比三家并不能完全保证这此价格市场上最低的,但相比而言不至于偏离市场价格过大。2.遵循历史最低价原则:对于已经实施过采购物料,在每个采购合同周期(一般为一个年度)结束前,必须根据市场价格趋势以及采购批量的多少再与供方洽谈,可以使用“历史最低价”的方法,对以往采购价格与现采购报价进行对比:按照价格不高于质量不低于以往合作的原则确定供应商。3.加强价格日常分析管理。价格日常管理要充分进行采购市场的调查和资讯收集,一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。
(四)完善采购内部管控机制。采购流程的环节虽不是很复杂,但蕴藏的风险却是巨大的。内部控制管理基于以上考虑,也提出了《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》具体规定,对采购的主要流程进行了梳理,明确了采购业务的主要风险点,有针对性地提出了相应的控制措施。企业在对采购实施部门、采购人员以及采购流程上应该严格按照内控管理监督要求,建立和完善本企业的内部管控机制,制定各个环节的主要风险点及管控措施,覆盖采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链全过程。

❺ 采购成本控制有哪些方法

采购成本构成具有多样性和动态性的特征, 影响采购成本的主要因素有: 采购价格因素, 这是企业成本和费用的主要组成部分, 是采购成本高低的决定因素;采购数量因素, 经济批量的采购方式是影响采购成本的重要因素;物品市场信息因素, 是影响采购成本的关键因素;物品的运送方式因素, 以最短的里程, 即用最低的费用和最短的时间及时准确安全经济地完成物品在空间的转移, 是影响采购成本的重要因素;采购策略因素, 在激烈的市场竞争条件下, 具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。针对影响采购成本的各因素, 企业应采取对策, 在采购中把握主动, 应用有效的方法、 采取必要的策略, 使企业采购物资的价格成本最低化。降低企业采购成本价格, 企业常用而有效的方式主要有:



价值分析与价值工程法

价值分析就是针对产品或服务的功能加以研究, 以最低的生命周期成本, 通过剔除、 简化、 变更、 替代等方法, 来达成降低采购价格的目的。价值工程的原理及公式为:V=F/ C

V 代表价值, F 代表功能, C 代表成本, 即企业获取的 V 值最大, 则企业越受益。

这要求企业采购者用最低的成本, 获取能够满足企业生产使用需求的物资, 并保证质量, 防止功能过剩, 最终实现“物美价廉” 的目标。



直接谈判法

这也是采购人员应该具备的基本能力。谈判并不只限于价格方面, 也适用于某些特定需求时, 使用谈判的方式, 能够以适当的价格, 达到所能期望的要求。如果希望达成更大的降幅, 则需运用价格与成本分析、 价值分析等手法。

运用此法的前提是, 在直接与对手谈判时, 必须清楚了解物资的市场行情, 对方的真正需求,运用娴熟的谈判技巧, 合理、 低价格地实现最终目标。



目标成本法

许多企业的产品定价, 多是价格=成本+利润。价格的产生忽略了对市场的认知,甚至造成刚把产品推向市场, 便不得不开始削减价格, 且常常因为价格不正确,而不得不放弃一种很好的产品。着名的管理学大师彼 Commercial Accounting2008•1•2 期得-杜拉克《在企业的五大致命过失》 一文中提到, 企业的第三个致命过失是, 定价受成本的驱动。

产品的研发应以市场乐意支付的价格为前提。邯钢的企业产品定价采用“倒推成本法” 就是较好的范例。因此必须了解竞争者产品的上市价或掌握市场上现有同类产品的价格, 然后再来制定公司产品的价格。



共同合作法

在产品设计初期, 选择让具有伙伴关系的供应商参与新产品开发小组, 从设计到生产的整个过程, 了解大致的产品成本构成情况, 根据基本的市场利润率, 定一个合理的采购价格。这种双方共同开发的方式, 有益于企业双方达到双赢的目标,建立长久的战略伙伴关系。



集中和批量采购法

集中集团内部各单位或不同部门的需求量, 扩大采购量, 其优点是因批量加大而增加议价空间的方式, 避免各自采购, 造成集团内部不同部门, 向同一个供应商采购相同的零配件, 价格却不相同的现象。通过集中和批量采购, 最终达到降低采购成本的目标。



价格与成本分析法

这是专业采购的基本工具, 了解成本结构的基本要素, 对采购人员是非常重要的。如果采购人员不了解所要购买物品的成本结构, 就不可能知道自己所买的物品的价格是否公平合理的, 同时也会失去许多降低采购成本的机会。



招标采购法

企业应根据市场的形势, 采取相应的采购措施。当物资为买方市场时, 对大批量的物资采购应采取招投标方式, 选择供应商。此法的优点是在公正、 公开的方式下, 通过现场的竞争和事后的选择, 达到降低采购成本的目标。

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